AGB / Terms & Conditions

Terms & Conditions

General terms governing our services and client relationships

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AGB / Terms & Conditions

General Terms

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Overmind Studios - Kummer, Gerhardt & Kraus GbR
Kantstraße 42
73312 Geislingen
USt-ID: DE327498744 | Finanzamt: Göppingen

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Leistungen der Overmind Studios (nachfolgend „Studio").
1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B).
1.3 Abwehrklausel: Es gelten ausschließlich diese AGB. Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, das Studio hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
1.4 Ein Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde ein Angebot des Studios schriftlich oder per E-Mail bestätigt oder die Erbringung von Dienstleistungen nach Erhalt des Angebots anfordert.
1.5 Subunternehmer: Das Studio ist berechtigt, zur Erfüllung des Auftrags qualifizierte freie Mitarbeiter oder Subunternehmer einzusetzen.

2. Vergütung und Zahlungsbedingungen

2.1 Sofern nicht im Angebot abweichend vereinbart, gilt folgender Zahlungsplan:

1/3 Anzahlung bei Auftragserteilung zur Reservierung der Kapazitäten.
1/3 nach der ersten Preview (z.B. Playblast, Layout oder First Look).
1/3 nach Finalisierung und vor Übergabe der Master-Dateien.

2.2 Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.
2.3 Alle Preise verstehen sich netto. Für Kunden mit Sitz in Deutschland wird die gesetzliche Umsatzsteuer (aktuell 19 %) hinzugerechnet. Für Unternehmer mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat, die eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen, gilt das Reverse-Charge-Verfahren; deutsche Umsatzsteuer wird nicht berechnet. Für Kunden außerhalb der EU fällt keine deutsche Umsatzsteuer an.
2.4 Drittkosten: Auslagen für Drittanbieter (z.B. Stock-Material, Lizenzen) sind nicht in der Vergütung enthalten. Kosten über 250,- EUR netto werden vorab mit dem Kunden abgestimmt (E-Mail genügt).
2.5 Aufrechnungsverbot: Der Kunde kann nur mit solchen Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
2.6 Bei Zahlungsverzug ist das Studio berechtigt, die weitere Leistungserbringung sowie die Herausgabe von Deliverables bis zur vollständigen Zahlung zurückzuhalten. Darüber hinaus sind ab Verzugseintritt Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 Abs. 2 BGB: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) geschuldet.

3. Mitwirkungspflichten und Freistellung

3.1 Der Kunde stellt alle notwendigen Materialien (Plates, Referenzen) zeitgerecht bereit. Er trägt die Verantwortung für die technische Korrektheit des Ausgangsmaterials (z.B. Framerates, Farbraum, Metadaten). Mehraufwand durch fehlerhaftes Quellmaterial wird gesondert berechnet.
3.2 Der Kunde garantiert, dass er über alle notwendigen Urheber-, Marken- und sonstigen Rechte an den bereitgestellten Materialien verfügt.
3.3 Freistellung: Der Kunde stellt das Studio von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer Verletzung von Rechten durch die vom Kunden bereitgestellten Materialien beruhen. Dies umfasst auch die Kosten einer angemessenen Rechtsverteidigung.
3.4 KI-Nutzung: Das Studio setzt KI-gestützte Werkzeuge für technische Zwischenschritte ein. Hierzu zählen insbesondere Roto-Automatisierung, Denoising, Upscaling, Cleanup und vergleichbare Verfahren, bei denen ein menschlicher Artist das Ergebnis kontrolliert und verantwortet. Generative KI zur eigenständigen Erzeugung des finalen Bildinhalts (z.B. Bild- oder Sequenzgenerierung ohne Quellfootage) wird – sofern nicht im Angebot ausdrücklich anders angegeben – ohne gesonderte schriftliche Vereinbarung mit dem Kunden nicht eingesetzt.

4. Abnahme der Leistungen

4.1 Das Studio zeigt dem Kunden die Fertigstellung von Teilleistungen (Milestones) oder des Gesamtauftrags an.
4.2 Der Kunde ist zur Abnahme verpflichtet, sofern die Leistung den vertraglichen Spezifikationen entspricht. Die Abnahme darf nicht aus gestalterisch-künstlerischen Gründen verweigert werden.
4.3 Die Abnahme gilt als erfolgt, wenn der Kunde die Leistung nicht innerhalb von 5 Werktagen nach Anzeige der Fertigstellung schriftlich oder per E-Mail unter Benennung konkreter Mängel rügt.
4.4 Die Nutzung der Arbeitsergebnisse durch den Kunden gilt als vorbehaltlose Abnahme.

4a. Korrekturschleifen und Änderungswünsche

4a.1 Im individuellen Angebot ist die Anzahl der inbegriffenen Korrekturschleifen festgelegt. Darüber hinausgehende Änderungswünsche werden nach Aufwand zum vereinbarten Stundensatz berechnet.
4a.2 Als Korrekturschleife gilt die Zusammenfassung aller Änderungswünsche des Kunden zu einem Zeitpunkt. Mehrere separat übermittelte Rückmeldungen zum gleichen Arbeitsstand werden als eine Korrekturschleife gewertet, sofern sie innerhalb von 48 Stunden eingehen.
4a.3 Grundlegende Richtungsänderungen (z.B. Wechsel des Konzepts, neues Briefing, wesentliche Änderung der Spezifikation) gelten unabhängig von der Anzahl genutzter Korrekturschleifen als neuer Leistungsumfang und werden gesondert angeboten.
4a.4 Die Pflicht zur Nachbesserung bei vertragswidrigen Leistungen (§ 635 BGB) bleibt unberührt.

5. Projektverzögerungen und Bereitstellungshonorar

5.1 Verzögert sich das Projekt durch fehlende Mitwirkung des Kunden um mehr als 14 Tage, kann das Studio nach schriftlicher Mahnung (E-Mail genügt) ein Bereitstellungshonorar von 5% des Rest-Projektwerts pro angefangener Woche verlangen, maximal jedoch insgesamt 50% der Gesamtvergütung.
5.2 Bei Ereignissen höherer Gewalt verlängern sich die Lieferfristen um die Dauer der Störung.

6. Nutzungsrechte und Eigentumsvorbehalt

6.1 Das Studio räumt dem Kunden mit vollständiger Zahlung das ausschließliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzungsrecht an den vertraglich vereinbarten Arbeitsergebnissen (z.B. VFX-Deliverables, Renderings, Animationen, interaktive Ausgaben) ein.
6.2 Bis zur vollständigen Bezahlung bleiben alle Rechte und das Eigentum beim Studio.
6.3 Weitere Renderings, Formatvarianten, Farbvarianten oder zusätzliche Ansichten aus bestehenden Szenen oder Projektdaten stellen eine neue Leistung dar und werden gesondert beauftragt und vergütet — unabhängig davon, ob das Ausgangsmaterial noch beim Studio vorliegt.

7. Quellmaterial, Geheimhaltung und Archivierung

7.1 Quell- und Arbeitsdateien (z.B. .blend, .comp, Rigs) verbleiben im Eigentum des Studios und werden nicht herausgegeben.
7.2 Beide Parteien verpflichten sich zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen.
7.3 Archivierung: Das Studio ist verpflichtet, das Quellmaterial für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Projektabschluss vorzuhalten, soweit dies technisch möglich und durch Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Studios (z.B. Hardwareausfall, höhere Gewalt) nicht verhindert wird. Eine Archivierung über diesen Zeitraum hinaus ist eine gesonderte, kostenpflichtige Dienstleistung und bedarf einer schriftlichen Vereinbarung. Nach Ablauf der Frist ist das Studio ohne solche Vereinbarung zur Löschung berechtigt.

8. Referenzrecht und Breakdowns

8.1 Das Studio darf finale Ergebnisse nach deren Veröffentlichung durch den Kunden zu Eigenwerbezwecken nutzen.
8.2 Dies umfasst ausdrücklich auch Breakdowns und Making-of-Material (z.B. Vorher/Nachher-Vergleiche, Prozessdarstellungen, VFX-Breakdowns), sofern keine Geschäftsgeheimnisse des Kunden offenbart werden.
8.3 Möchte der Kunde einzelne Materialien von dieser Nutzung ausnehmen, hat er dies vor Abschluss des Projekts schriftlich mitzuteilen und einen berechtigten Grund (z.B. laufende NDA-Verpflichtung, unveröffentlichtes Projekt) anzugeben. Das Studio wird einem solchen Wunsch nicht unbillig widersprechen.

9. Abwerbeverbot

9.1 Der Kunde verpflichtet sich, Gesellschafter oder Mitarbeiter des Studios für 12 Monate nach Projektabschluss nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Studios abzuwerben oder zu diesem Zweck zu kontaktieren. Bei schuldhaftem Verstoß wird eine Vertragsstrafe in Höhe von 15.000,- EUR je Verstoß fällig, unbeschadet weitergehender Schadensersatzansprüche.

10. Haftungsbeschränkung

10.1 Das Studio haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
10.2 Für einfache Fahrlässigkeit haftet das Studio nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal auf die Höhe des jeweiligen Auftragswertes.
10.3 Eine darüber hinausgehende Haftung – insbesondere für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Folgeschäden – ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

11. Kündigung und Textform

11.1 Der Kunde kann den Auftrag jederzeit kündigen (§ 648 BGB). Das Studio hat Anspruch auf die Vergütung der bereits erbrachten Leistungen sowie auf Ersatz der durch die Kündigung entstandenen Kosten.
11.2 Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform (E-Mail genügt).

12. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der DSGVO. Eine Weitergabe an Dritte (z.B. Renderfarmen) erfolgt nur zur Vertragserfüllung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung auf unserer Website.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Ulm.
13.2 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Rest unberührt (Salvatorische Klausel).
13.3 Diese AGB werden in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Im Falle von Widersprüchen oder Unklarheiten zwischen beiden Fassungen gilt die deutsche Fassung.

Terms & Conditions

Overmind Studios - Kummer, Gerhardt & Kraus GbR
Kantstraße 42
73312 Geislingen
VAT ID: DE327498744 | Tax Office: Göppingen

1. Scope and Formation of Contract

1.1 These Terms & Conditions apply to all services provided by Overmind Studios (the “Studio”).
1.2 These terms apply exclusively to business entities (B2B).
1.3 Non-recognition of Client Terms: These Terms apply exclusively. Any conflicting or deviating terms of the Client are not recognized unless the Studio has expressly agreed to their validity in writing.
1.4 A binding agreement is formed once the Client confirms a quote in writing or requests services after receiving a quote.
1.5 Sub-contracting: The Studio is entitled to employ qualified freelancers or sub-contractors to fulfill the order.

2. Fees and Payment Terms

2.1 Unless otherwise agreed, the following payment schedule applies:

1/3 Deposit upon commissioning to secure capacity.
1/3 after First Preview (e.g., Playblast, Layout, or First Look).
1/3 upon finalization and prior to the delivery of master files.

2.2 Invoices are payable within 14 days of the invoice date without deduction.
2.3 All prices are net. For clients established in Germany, statutory German VAT (currently 19%) is added. EU business clients providing a valid VAT identification number are invoiced under the reverse charge procedure; no German VAT is charged. For clients outside the EU, German VAT does not apply.
2.4 Third-Party Costs: Expenses for third-party providers (e.g. stock footage, licenses) are not included in the agreed fee. Costs exceeding EUR 250 net require prior written approval from the Client (email is sufficient).
2.5 Prohibition of Set-off: The Client may only set off claims that are undisputed or legally established by a court.
2.6 In the event of payment default, the Studio is entitled to withhold further services and deliverables until full payment is received. Statutory default interest applies from the date of default at the rate of 9 percentage points above the applicable base rate.

3. Client Obligations and Indemnity

3.1 The Client provides all necessary materials (plates, references) in a timely manner. The Client is responsible for the technical integrity of the source material (e.g., frame rates, color space, metadata). Additional work caused by faulty source material will be billed separately.
3.2 The Client warrants that they hold all necessary copyright, trademark, and other rights to any materials provided.
3.3 Indemnity: The Client shall indemnify the Studio against all third-party claims arising from a breach of rights through the provided materials, including the costs of reasonable legal defense.
3.4 AI Usage: The Studio employs AI-supported tools for technical intermediate steps. This includes in particular roto-automation, denoising, upscaling, cleanup, and comparable processes where a human artist controls and is responsible for the result. Generative AI for the autonomous creation of final image content (e.g., image or sequence generation without source footage) will not be used without a separate written agreement, unless expressly stated otherwise in the quote.

4. Acceptance of Services

4.1 The Studio notifies the Client upon completion of milestones or the overall project.
4.2 The Client is obligated to accept the work if it meets the contractual specifications. Acceptance may not be refused for artistic or creative reasons where the deliverable is technically sound.
4.3 Acceptance is deemed to have occurred if the Client does not report specific, itemized defects in writing within 5 business days of the completion notice.
4.4 Any use of work results by the Client shall be deemed unconditional acceptance.

4a. Revision Rounds and Change Requests

4a.1 The number of included revision rounds is specified in the individual quote. Additional change requests beyond this are billed on a time-and-materials basis at the agreed hourly rate.
4a.2 A revision round comprises all change requests submitted by the Client at a single point in time. Multiple separate sets of feedback on the same deliverable are treated as one revision round if received within 48 hours of each other.
4a.3 Fundamental changes in direction — such as a concept change, a new brief, or a material change to the agreed specification — are treated as a new scope item regardless of how many revision rounds have been used, and will be quoted separately.
4a.4 The Studio’s statutory obligation to remedy defects in non-conforming work (§ 635 BGB — statutory right to remedy defects under German law) remains unaffected.

5. Delays and Holding Fees

5.1 If the project is interrupted for more than 14 days due to the Client’s failure to cooperate, the Studio may — after issuing a written reminder (email is sufficient) — charge a holding fee of 5% of the remaining project value per commenced week, capped at a total of 50% of the overall project value.
5.2 In the event of Force Majeure, delivery periods shall be extended by the duration of the disruption.

6. Usage Rights and Retention of Title

6.1 Upon full payment, the Studio grants the Client exclusive, unrestricted, and perpetual usage rights for all contractually agreed deliverables (e.g., VFX shots, rendered images, animations, interactive outputs).
6.2 All rights and ownership remain with the Studio until full payment is received.
6.3 Additional renders, format variants, colour variants, or further views derived from existing scenes or project data constitute a new service and must be separately commissioned and remunerated — regardless of whether the source data is still held by the Studio.

7. Source Material, Confidentiality, and Archiving

7.1 Source and working files (e.g., .blend, .comp, rigs) remain the property of the Studio and will not be released to the Client.
7.2 Both parties agree to maintain confidentiality regarding the other party’s non-public information.
7.3 Archiving: The Studio is obligated to retain project source files for a period of 12 months after project completion, provided this is technically feasible and not prevented by circumstances outside the Studio’s reasonable control (e.g., hardware failure, force majeure). Archiving beyond this period is a separate, paid service requiring a written agreement. After the retention period expires, the Studio is entitled to delete the files unless such an agreement is in place.

8. Right of Reference and Breakdowns

8.1 The Studio is entitled to use final deliverables for self-promotional purposes after they have been released by the Client.
8.2 This right expressly includes the publication of breakdowns and making-of material (e.g., before/after comparisons, process documentation, VFX breakdowns), provided no business secrets of the Client are disclosed.
8.3 If the Client wishes to exclude specific materials from this right, they must notify the Studio in writing before project completion and state a legitimate reason (e.g., an active NDA obligation, an unreleased project). The Studio will not unreasonably refuse such a request.

9. Non-Solicitation

9.1 The Client agrees not to solicit, recruit, or approach partners or employees of the Studio for a period of 12 months after project completion without prior written consent from the Studio. In the event of a culpable breach, a contractual penalty of EUR 15,000 per violation becomes due, without prejudice to further claims for damages.

10. Limitation of Liability

10.1 The Studio is fully liable for wilful misconduct and gross negligence, as well as for injury to life, limb, or health.
10.2 For simple negligence, the Studio is only liable in the event of a breach of an essential contractual duty (a duty whose fulfillment is fundamental to the proper execution of the contract and on which the Client may regularly rely). In this case, liability is limited to typically foreseeable damages, capped at the total value of the respective project.
10.3 Any liability beyond this — in particular for indirect damages, loss of profit, or consequential losses — is excluded to the extent permitted by law.

11. Termination and Text Form

11.1 The Client may terminate the contract at any time pursuant to the statutory right of termination for convenience under German law (§ 648 BGB). The Studio is entitled to payment for services already rendered and reimbursement of costs incurred as a result of termination.
11.2 Any amendments or additions to the contract must be made in text form (email is sufficient).

12. Data Protection

Personal data is processed in accordance with the GDPR. Data is only passed to third parties (e.g., render farms) where necessary to fulfill the contract. For further information, please refer to our Privacy Policy on our website.

13. Final Provisions

13.1 These Terms are governed by German law. The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract is Ulm, Germany.
13.2 Should any provision of these Terms be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall not be affected (severability clause).
13.3 These Terms are provided in both German and English. In the event of any conflict or ambiguity between the two versions, the German version shall prevail.